为了确保基金会档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使基金会各项工作得以顺利开展，特制定本制度。

基金会的档案由基金会各部门负责收集、整理，秘书处负责统一归档。

档案管理范围：本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：

第一条上级主管部门的文件材料

（一）需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；

（二）本会要执行上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

（三）领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

（四）上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

第二条本会的文件材料

（一）本会召开理事会、表彰大会的会议文件，以及各种声像材料；

（二）本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

（三）本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

（四）本会的请示与上级部门的批复文件；

（五）本会年检、评估、考核、评优材料；

（六）本会统计报表和统计分析资料；

（七）本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；

（八）本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

（九）本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

（十）本会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册；

（十一）本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

（十二）本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

（十三）其他具有保存价值的文件材料。

第三条基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引。

第四条查借阅档案要办理相关手续，借阅档案应及时归还。

第五条档案销毁管理

（一）对已失效的档案，由档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报理事长或秘书长批准后，按规定销毁。

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

（三）销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第六条本制度由基金会秘书处负责解释。

第七条本制度自基金会发布之日起执行。